Facturas y recibos de reserva

Información general

Hay muchas situaciones en las que tú, tus clientes empresariales o el viajero necesitáis acceder a los recibos o facturas de las reservas de alojamiento:

Es posible que los que viajan por negocios necesiten un justificante de pago para reclamar los gastos de viaje a su empresa
Es posible que tus clientes necesiten documentos para conciliar los gastos de viaje o para elaborar informes internos
Quizá necesites la documentación para elaborar informes financieros, compartirla con las cuentas de la empresa, generar facturas de bill-back o hacer la conciliación contable.
Es posible que los que viajan por placer quieran un recibo para llevar sus cuentas o para presentar un informe de gastos

Las facturas son documentos formales que cumplen con la normativa legal y que, por lo general, emite un vendedor tax-registered en el momento de check-out para las reservas de alojamiento. Los recibos de reserva son un comprobante de pago que se pueden emitir en cualquier momento post-payment.

La entidad encargada de facilitar al viajero un recibo o una factura por las reservas de alojamiento dependerá del modelo de pago.

Modelo de pago	Origen del recibo de reserva	Origen de la factura
Property Collect	el alojamiento te entrega un recibo por el importe de la reserva y los gastos adicionales incurridos en el alojamiento.	La inmobiliaria emite una factura fiscal por sus servicios, que los socios de Rapid pueden solicitar a través de Rapid.
Expedia Collect actualizado	Expedia emite un recibo por el importe de la reserva, que los socios de Rapid pueden solicitar a través de Rapid (mira más abajo). el alojamiento te entrega un recibo de los gastos incurridos en el propio establecimiento.	La inmobiliaria emite una factura fiscal por sus servicios, que los socios de Rapid pueden solicitar a través de Rapid.
Expedia Collect	Expedia emite un recibo por el importe de la reserva, que los socios de Rapid pueden solicitar a través de Rapid (ver más abajo). el alojamiento te entrega un recibo de los gastos incurridos en el propio establecimiento.	La inmobiliaria puede emitir una factura fiscal por sus servicios si así lo considera oportuno, ya que en muchas jurisdicciones no está obligada a hacerlo.

Cómo identificar las propiedades « Expedia » actualizadas

Actualización: « Expedia » Collect aparece como un subconjunto de los alojamientos de « Expedia » Collect en Rapid Content. Si un socio quiere identificar una propiedad « Expedia » actualizada, tanto expedia_collect como updated_expedia_collect deben estartrue...

Aspectos a tener en cuenta en el modelo de negocio

Campo	Tipo	Descripción
`Property_collect`	booleano	el alojamiento cobra directamente al huésped.
`updated_expedia_collect`	booleano	Expedia cobra al huésped cuando hace la reserva, y el hotel recibe el dinero después de que el huésped se marche. Incluye nuevas funciones de notificación y pago paral alojamiento.
`expedia_collect`	booleano	Expedia cobra al huésped cuando hace la reserva, y el hotel recibe el dinero después de que el huésped se marche.

Ejemplo de objeto de modelo de negocio

{
  ...
    "business_model": {
      "expedia_collect": true,
      "property_collect": false,
      "updated_expedia_collect": true
    }
}

Recibos de reservas

La función «Recibo de reserva» de Rapid API te permite obtener una versión en PDF de la respuesta de la API de itinerarios para las reservas de « Expedia Collect» y «Updated Expedia Collect». Después, puedes integrar estos recibos en tus flujos de trabajo.

Por ejemplo, podrías optar por:

Envía los recibos por correo electrónico a los clientes o a los viajeros
Guarda y muestra el documento en las páginas de gestión de viajes
Pon el PDF a disposición de tus agentes de atención al cliente y de los equipos de la empresa

De forma predeterminada, un recibo de reserva de Rapid API incluye lo siguiente:

Información sobre el alojamiento, como el nombre, la dirección, el tipo de tarifa y el tipo de habitación
Detalles del viajero
Fechas de estancia
Un desglose del coste total de la reserva, que incluye la tarifa por noche y cualquier impuesto o tasa adicional
Estado actual de la reserva (reservada, modificada o cancelada)

Hay recibos de reserva disponibles para las reservas realizadas en multi-room. Cada habitación incluida en la reserva aparecerá en una página distinta del documento.

Activar los recibos de reserva de « Rapid API »

¿Te interesa activar los recibos de reservas en Rapid API? Ponte en contacto con tu representante de Expedia Group.

Cómo configurar tus recibos de reserva

Tienes cierta flexibilidad a la hora de configurar el recibo de la reserva.

Podrás realizar las siguientes acciones:

Elige si quieres que, al configurar el recibo de reserva, se utilice por defecto la versión « Expedia‑branded » o una versión sin marca del documento.
Puedes anular esta configuración predeterminada de marca ajustando los parámetros de la solicitud de la API de recuperación
Elige qué datos del cliente quieres que aparezcan en el recibo, como el nombre y/o la dirección de la empresa, incluyendo estos datos en la solicitud de la API «Retrieve».
Incluye la dirección de correo electrónico del destinatario al hacer la reserva mediante la API de Rapid Book

Se generarán recibos de reserva y se enviarán automáticamente al destinatario en el momento de hacer la reserva, modificarla o cancelarla.

Cómo recuperar los recibos de reserva de « Rapid API »

Puedes acceder al recibo de la reserva a través de un enlace que aparece en el campo « non_vat_expedia_invoice » itinerary-level de la respuesta de la API de Rapid Itinerary.

Respuesta de la API con un ejemplo de itinerario

{
  "itinerary_id": "8999989898988",
  "property_id": "8150374",
  "links": { "cancel": { ... },
  "non_vat_expedia_invoice": {
    "method": "GET",
    "href":
"/v3/itineraries/8999989898988/invoice?token=MY5S3j36cOcLfLBZjPYQ1abhfc8CqmjmFVzkk7euvWaunE57LLeDgaxm516m"
    }
  },
    ...
}

También puedes elegir que se envíe el documento por correo electrónico a un contacto concreto, incluyendo una dirección de correo electrónico en el cuerpo de la solicitud de la API de reservas.

Ejemplo del cuerpo de una solicitud a la API de reservas

{
  "affiliate_reference_id": "4480ABC",
  ...
  "rooms": [ ... ],
  "payments": [ ... ],
  "invoicing": {
    "company_name": "My Employer",
    "company_address": {
      "line_1": "123 Employer Ave",
      "line_2": "Suite 742",
      "city": "Seattle",
      "state_province_code": "WA",
      "postal_code": "98121",
      "country_code": "US"
    },
    "point_of_sale_display": "My Corporate Travel Site",
    "email": "example@myemployer.com"
  },
  ...
  "traveler_handling_instructions": "Please use the card provided for payment."
}

Si necesitas que el recibo de la reserva se envíe desde tu propio dominio de correo electrónico, te recomendamos que accedas al archivo mediante el enlace que aparece en el campo « non_vat_expedia_invoice » de la respuesta de la API de itinerarios y, a continuación, utilices tus propios sistemas internos para enviar el recibo por correo electrónico al viajero o al agente.

Datos opcionales que se pueden incluir en los recibos de reserva de « Rapid API »

Tienes la opción de incluir datos adicionales sobre la empresa, el cliente o el viajero en tus solicitudes a la API de reservas para modificar aún más el recibo de la reserva. Son parámetros opcionales y no son necesarios para la generación de los recibos de reservas.

Echa un vistazo a la tabla de abajo para ver más detalles sobre los parámetros opcionales que tienes a tu disposición.

Parámetro opcional	Descripción	Ejemplo
`point_of_sale_display`	Nombre de la empresa asociada o de la entidad jurídica que aparecerá en el documento de confirmación de la reserva.	ABC Travel / ABC Travel LTD informo
`company_name`	Nombre de la empresa del cliente.	ACME Corp
`company_address`	Dirección postal del cliente.	100 Main St, Miami, FL 10000 EE. UU.
`email`	Dirección de correo electrónico a la que se debe enviar el PDF del recibo de la reserva. Esto puede incluir contactos de clientes o viajeros.	j.doe@acme.com

Nota:. Solo debes introducir la dirección de correo electrónico del viajero o la dirección de correo electrónico de su empresa en el campo « email ». La dirección de correo electrónico que facilites nunca debe ser la tuya ni la de alguien de tu organización.

Facturas

Los socios de Rapid pueden usar el objeto « invoicing » de la API de reservas para avisar a los proveedores de que necesitan una factura. Si lo desean, los socios también pueden incluir los datos de la empresa cliente que se añadirán a la factura, además del nombre del viajero.

Esto es mejor que enviar la información en un PDF por correo electrónico o fax, o que saturar las instrucciones para el viajero o los campos de peticiones especiales.

Si no rellenas los campos de solicitud de factura con IVA, no se enviará ninguna notificación al alojamiento. En realidad, estos campos se transmiten a los alojamientos a través de la extranet de Partner Central y de las API de conectividad que usan para gestionar las reservas de Expedia Group.

Al rellenar estos campos, tienes las siguientes ventajas:

Informar a los propietarios con antelación de que necesitan una factura con IVA
Dándoles la oportunidad de generar la factura para el viajero

Sin embargo, tramitar la solicitud de factura y ponerla a disposición del viajero sigue siendo responsabilidad del alojamiento en las reservas de Property Collect y Updated Expedia Collect.

Nota

Para enviar una solicitud de factura a un proveedor, hay que pasar el valor booleano « consent_to_share ».

Ejemplo de fragmento de solicitud a la API de reservas con el objeto de facturación

{
  ...
  "invoicing": {
    "consent_to_share": true,
    "company_name": "alphaDemandPartner",
    "company_address": {
      "line_1": "555 1st St",
      "line_2": "10th Floor",
      "line_3": "Unit 12",
      "city": "Seattle",
      "state_province_code": "WA",
      "postal_code": "98121",
      "country_code": "US"
    },
    "email": "chucktesta@mydomain.com",
    "vat_number": "1234567890"
  }
}

Cómo solicitar recibos de reserva y facturación corporativa en la versión actualizada de Expedia. Recoger reservas

Los socios que tengan habilitadas tanto las confirmaciones de reserva como la facturación corporativa pueden usar ambas funciones en las reservas.

Si el socio proporciona un « consent_to_share » para una reserva actualizada de « Expedia Collect»:

Rapid le pasará la solicitud de factura al proveedor para que emita la factura en check-out, y
El socio también podrá descargar el recibo de la reserva.

Si el socio no proporciona consent_to_share, no se enviará ninguna información al proveedor, pero el socio podrá seguir obteniendo el recibo de la reserva.