Recibos de reservas

Entrega a los viajeros los recibos de las reservas de prepago que se realicen a través de Rapid API.

Información general

Suele ocurrir que tú, tus clientes corporativos y los viajeros necesitéis acceder a recibos o comprobantes de pago de las reservas de alojamiento:

• Los viajeros de negocios pueden necesitar un justificante de pago para reclamar los gastos de viaje a su empresa.
• Tus clientes pueden necesitar documentos que les ayuden a conciliar los gastos de viaje o a mantener informes internos.
• Puede que necesites la documentación para informes financieros o para compartirla con cuentas corporativas, generar facturas o conciliar las reservas.
• Los viajeros de ocio pueden querer un recibo para su gestión financiera personal o para declarar los gastos.

Recepciones rápidas de reservas API

La función "Recibo de reserva" de Rapid API te permite obtener una representación en PDF de la respuesta de la API de itinerarios para que puedas integrar estos recibos en tus distintos flujos de trabajo. Por ejemplo, puedes optar por enviar los recibos por correo electrónico a clientes o viajeros, almacenar y exponer el documento en páginas de gestión de viajes o poner el PDF a disposición de tus agentes de asistencia y de los equipos comerciales.

De forma predeterminada, un recibo de reserva de Rapid API incluye lo siguiente:

• Información sobre el establecimiento: nombre, dirección, tipo de tarifa y tipo de habitación.
• Datos del viajero.
• Fechas de estancia.
• Desglose del coste total de la reserva, incluida la tarifa por noche y cualquier impuesto o tasa adicional.
• Estado actual de la reserva (reservada, modificada o cancelada).

Los recibos de reserva están disponibles para las reservas de varias habitaciones. Cada habitación asociada a la reserva aparecerá en una página diferente del documento.

Configurar tus recibos de reserva

También tienes cierta flexibilidad en la configuración del recibo de reserva. Podrás realizar las siguientes acciones:

• Durante el registro de la recepción de una reserva podrás elegir entre utilizar de forma predeterminada la versión del documento con marca de Expedia o la versión sin marca. Puedes anular este valor predeterminado con la marca de Expedia ajustando los parámetros de la solicitud de la API de recuperación.
• Elige qué detalles del cliente deben incluirse en el recibo, como el nombre de la empresa o la dirección, mediante la inclusión de estos datos en la solicitud de la API de recuperación.
• Incluye la dirección de correo electrónico del destinatario en el momento de la reserva utilizando la API de reserva de Rapid. Los recibos de reservas se generarán y se enviarán de manera automática al destinatario en el momento de la reserva, el cambio o la cancelación.

Recuperar recibos de reserva de la API Rapid

Accede al recibo de la reserva a través de un enlace en el campo de nivel de itinerario non_vat_expedia_invoice de la respuesta de la API Rapid Itinerario.

Ejemplo de respuesta

{
  "itinerary_id": "8999989898988",
  "property_id": "8150374",
  "links": {
    "cancel": { ... },
    "non_vat_expedia_invoice": {
      "method": "GET",
      "href": "/v3/itineraries/8999989898988/invoice?token=MY5S3j36cOcLfLBZjPYQ1abhfc8CqmjmFVzkk7euvWaunE57LLeDgaxm516m"
    }
  },
  ...
}

También puedes elegir que el documento se envíe por correo electrónico a un contacto específico incluyendo una dirección de correo electrónico en el cuerpo de la solicitud de la API de reserva.

Ejemplo de cuerpo de solicitud

{
  "affiliate_reference_id": "4480ABC",
  ...
  "rooms": [ ... ],
  "payments": [ ... ],
  "invoicing": {
    "company_name": "My Employer",
    "company_address": {
      "line_1": "123 Employer Ave",
      "line_2": "Suite 742",
      "city": "Seattle",
      "state_province_code": "WA",
      "postal_code": "98121",
      "country_code": "US"
    },
    "point_of_sale_display": "My Corporate Travel Site",
    "email": "example@myemployer.com"
  },
  ...
  "traveler_handling_instructions": "Please use the card provided for payment."
}

Si necesitas que el recibo de la reserva se envíe desde tu propio dominio de correo electrónico, te recomendamos que accedas al archivo utilizando el enlace del campo non_vat_expedia_invoice de la respuesta de la API de itinerario y que luego utilices tus propios sistemas internos para enviar el recibo por correo electrónico al viajero o al agente.

Detalles opcionales para incluir en los recibos de reserva de la API Rapid

Tienes la opción de proporcionar detalles adicionales de la empresa, el cliente o el viajero en tus solicitudes de la API de Reservas para modificar el recibo de la reserva. Son parámetros opcionales y no son necesarios para la generación de los recibos de reservas. Consulta la tabla siguiente para obtener más detalles sobre los parámetros opcionales que tienes a tu disposición.

Origen del documento de recepción de reservas vs factura

La entidad responsable de proporcionar un recibo o factura por una reserva de alojamiento dependerá del colaborador, del tipo de tarifa y de qué entidad sea responsable de recaudar los fondos del huésped.

• Property Collect: el alojamiento es responsable de facilitar al viajero los recibos o facturas de impuestos cuando ellos son la entidad que cobra al huésped por la estancia y por las compras realizadas in situ durante la estancia del huésped. Expedia Group no puede proporcionar recibos de reservas o facturas en nombre de los alojamientos para las reservas Property Collect.
• Expedia Collect y Expedia Collect actualizado: como se ha indicado anteriormente, Expedia ahora puede proporcionar un recibo de reserva para las reservas de prepago que se realicen a través de Rapid API. Ten en cuenta que este documento de recibo de reserva puede servir como justificante del pago de la reserva, pero no es **** una factura fiscal. Los alojamientos siguen siendo responsables de facilitar los recibos o facturas de impuestos de cualquier reserva abonada en el alojamiento, así como por las compras adicionales que se efectúen in situ durante la estancia del huésped. A continuación puedes consultar más detalles sobre la función de recibo de reserva de Rapid.

Facturación para empresas

Los clientes corporativos de las empresas de gestión de viajes pueden exigir facturas de las reservas de hotel de las agencias para los procesos de gobierno corporativo y para reclamar impuestos sobre las estancias en hoteles, cuando proceda. Según la tabla anterior, tanto para las reservas de Property Collect como para las de Updated Expedia Collect, el establecimiento es responsable de emitir la factura (de impuestos) al viajero como destinatario del servicio.

Para las reservas de Property Collect y Updated Expedia Collect, el objeto invoicing permite a los socios informar a los proveedores de la necesidad de una factura. El objeto invoicing también ofrece a los socios la opción de pedir que se incluyan en la factura los datos del cliente corporativo, además del nombre del viajero.

**Importante:**

• Para pasar una solicitud de factura a un proveedor, hay que pasar el booleanoconsent_to_share. Si no se facilitaconsent_to_share, la información no se compartirá con los proveedores.
• Los socios deben considerar el objeto invoicing para las reservas de Property Collect y Expedia Collect actualizado como forma de pasar una "Solicitud de factura especial" a las propiedades. Proporcionar la factura sigue siendo responsabilidad del establecimiento y Expedia no puede garantizar que el establecimiento cree la factura según la solicitud de facturación.

Ejemplo

{
...
    "invoicing": {
        "consent_to_share": true,
        "company_name": "alphaDemandPartner",
        "company_address": {
            "line_1": "555 1st St",
            "line_2": "10th Floor",
            "line_3": "Unit 12",
            "city": "Seattle",
            "state_province_code": "WA",
            "postal_code": "98121",
            "country_code": "US"
        },
        "email": "chucktesta@mydomain.com",
        "vat_number": "1234567890"
        }
    }
}

Cómo identificar las propiedades Expedia Collect actualizadas

Expedia Collect actualizado se representa como un subconjunto de propiedades de Expedia Collect en contenido Rapid. Si un socio desea identificar una propiedad Expedia Collect actualizada, tanto expedia_collectcomoupdated_expedia_collectdeben ser verdaderos.

Ejemplo

{
    ...
    "business_model": {
        "expedia_collect": true,
        "property_collect": false,
        "updated_expedia_collect": true
    }
}

Solicitud de recibos de reserva y facturación a empresas sobre reservas actualizadas de Expedia Collect

Los socios habilitados tanto para los recibos de reserva como para la facturación corporativa pueden utilizar ambas funciones al mismo tiempo en las reservas de Expedia Collect actualizadas. Si el socio proporciona consent_to_share para una reserva actualizada de Expedia Collect, Rapid pasará la solicitud de factura al proveedor para que emita una factura en el momento de la salida y el socio también podrá recuperar el recibo de la reserva. Si el socio no facilita consent_to_share, no se enviará ninguna información al proveedor, pero el socio podrá seguir obteniendo el recibo de la reserva.

¿Te interesa activar los recibos de reservas en Rapid API? Ponte en contacto con tu representante de Expedia.