Facturas y recibos de reserva

Información general

Hay muchos casos en los que tú, tus clientes corporativos o el viajero necesitáis acceder a los recibos o facturas de las reservas de alojamiento:

Los viajeros de negocios pueden necesitar un justificante de pago para reclamar gastos de viaje a su empresa
Tus clientes pueden necesitar documentos que les ayuden a conciliar los gastos de viaje o con fines de información interna
Puede que quieras la documentación para los informes financieros, para compartirla con las cuentas de la empresa, para generar facturas en bill-back o para la conciliación de reservas.
Los viajeros de ocio pueden querer un recibo para la gestión financiera personal o la declaración de gastos

Las facturas son documentos formales conformes a la ley que suele emitir un vendedor de tax-registered en el momento de check-out para las reservas de alojamiento. Los recibos de reserva son comprobantes de pago que pueden emitirse en cualquier momento post-payment.

La entidad responsable de proporcionar un recibo de reserva o factura al viajero por las reservas de alojamiento dependerá del modelo de pago.

Modelo de pago	Fuente del recibo de reserva	Origen de la factura
Property Collect	La propiedad entrega un recibo de reserva por el importe de la reserva y los gastos in situ.	La propiedad emite una factura fiscal por sus servicios, que un socio de Rapid puede solicitar a través de Rapid.
Expedia Collect actualizado	Expedia entrega un recibo de reserva por el importe de la reserva, que los socios de Rapid pueden solicitar a través de Rapid (ver más abajo). La propiedad entrega un recibo de reserva por los gastos in situ.	La propiedad emite una factura fiscal por sus servicios, que un socio de Rapid puede solicitar a través de Rapid.
Expedia Collect	Expedia entrega un recibo de reserva por el importe de la reserva, que los socios de Rapid pueden solicitar a través de Rapid (ver más abajo). La propiedad entrega un recibo de reserva por los gastos in situ.	La propiedad puede emitir una factura fiscal por sus servicios a su discreción, ya que no está obligada a hacerlo en muchas jurisdicciones.

Cómo identificar las propiedades de Recoge Actualizadas Expedia

La actualización de Expedia Recoger se representa como un subconjunto de los alojamientos de Expedia Recoger en contenido Rapid. Si un socio desea identificar una propiedad de Recogida Actualizada Expedia, tanto expedia_collect como updated_expedia_collect deben ser true.

Banderas del modelo de negocio

Campo	Tipo	Descripción
`Property_collect`	booleano	La propiedad cobra directamente al huésped.
`updated_expedia_collect`	booleano	Expedia cobra el pago al cliente cuando éste hace la reserva, y el hotel recibe los fondos después de que el cliente se haya marchado. Incluye nuevas funciones de notificación y pago paral alojamiento.
`expedia_collect`	booleano	Expedia cobra el pago al cliente cuando éste hace la reserva, y el hotel recibe los fondos después de que el cliente se haya marchado.

Ejemplo de objeto del modelo de negocio

{
  ...
    "business_model": {
      "expedia_collect": true,
      "property_collect": false,
      "updated_expedia_collect": true
    }
}

Recibos de reservas

La función Recibo de reserva de Rapid API te permite obtener una representación en PDF de la respuesta de la API de Itinerario para las reservas de Recogida de Expedia y Recogida de Expedia actualizada. Luego puedes integrar estos recibos en tus flujos de trabajo.

Por ejemplo, puedes elegir

Envía los recibos por correo electrónico a clientes o viajeros
Almacenar y exponer el documento en páginas de gestión de viajes
Pon el PDF a disposición de tus agentes de asistencia y equipos comerciales

De forma predeterminada, un recibo de reserva de Rapid API incluye lo siguiente:

Información sobre el alojamiento: nombre, dirección, tipo de tarifa y tipo de habitación
Detalles del viajero
Fechas de estancia
Un desglose del coste total de la reserva, incluida la tarifa por noche y cualquier impuesto o tasa adicional
Estado actual de la reserva (reservada, modificada o cancelada)

Los recibos de reserva están disponibles en multi-room. Cada habitación asociada a la reserva se representará en una página distinta del documento.

Habilitar Rapid API recibos de reserva

¿Te interesa activar los recibos de reservas en Rapid API? Ponte en contacto con tu representante de Expedia Group.

Configurar tus recibos de reserva

Tienes cierta flexibilidad en la configuración del recibo de reserva.

Podrás realizar las siguientes acciones:

Elige entre utilizar por defecto la versión Expedia‑branded o la versión sin marca del documento durante la incorporación de tu comprobante de reserva.
- Puedes anular este valor por defecto de la marca ajustando los parámetros de la petición de la API Recuperar
Elige qué datos del cliente deben incluirse en el recibo, incluido el nombre de la empresa y/o la dirección, incluyendo estos datos en la petición Recuperar API
Incluye una dirección de correo electrónico del destinatario en el momento de la reserva utilizando la API Rapid Book
- Los recibos de reserva se generarán y enviarán automáticamente al destinatario en el momento de la reserva, modificación o cancelación

Recuperar recibos de reserva de Rapid API

Puedes acceder al recibo de la reserva a través de un enlace en el campo non_vat_expedia_invoice itinerary-level de la respuesta de la API de Itinerario Rápido.

Ejemplo de respuesta de la API de Itinerarios

{
  "itinerary_id": "8999989898988",
  "property_id": "8150374",
  "links": { "cancel": { ... },
  "non_vat_expedia_invoice": {
    "method": "GET",
    "href":
"/v3/itineraries/8999989898988/invoice?token=MY5S3j36cOcLfLBZjPYQ1abhfc8CqmjmFVzkk7euvWaunE57LLeDgaxm516m"
    }
  },
    ...
}

También puedes elegir que el documento se envíe por correo electrónico a un contacto específico incluyendo una dirección de correo electrónico en el cuerpo de la solicitud de la API de Reservas.

Ejemplo de cuerpo de solicitud de la API de reservas

{
  "affiliate_reference_id": "4480ABC",
  ...
  "rooms": [ ... ],
  "payments": [ ... ],
  "invoicing": {
    "company_name": "My Employer",
    "company_address": {
      "line_1": "123 Employer Ave",
      "line_2": "Suite 742",
      "city": "Seattle",
      "state_province_code": "WA",
      "postal_code": "98121",
      "country_code": "US"
    },
    "point_of_sale_display": "My Corporate Travel Site",
    "email": "example@myemployer.com"
  },
  ...
  "traveler_handling_instructions": "Please use the card provided for payment."
}

Si necesitas que el recibo de la reserva se envíe desde tu propio dominio de correo electrónico, te recomendamos que accedas al archivo utilizando el enlace del campo non_vat_expedia_invoice de la respuesta de la API de Itinerario, y luego utilices tus propios sistemas internos para enviar el recibo por correo electrónico al viajero o agente.

Detalles opcionales para incluir en Rapid API recibos de reserva

Tienes la opción de proporcionar detalles adicionales de la empresa, el cliente o el viajero en tus solicitudes de la API de Reservas para modificar aún más el recibo de la reserva. Son parámetros opcionales y no son necesarios para la generación de los recibos de reservas.

Consulta la tabla siguiente para obtener más detalles sobre los parámetros opcionales que tienes a tu disposición.

Parámetro opcional	Descripción	Ejemplo
`point_of_sale_display`	Nombre de la empresa o entidad jurídica asociada que se mostrará en el documento de recepción de la reserva.	ABC Travel / ABC Travel LTD
`company_name`	Nombre de la empresa del cliente.	ACME Corp
`company_address`	Dirección del cliente.	100 Main St, Miami, FL 10000 EE. UU.
`email`	Dirección de correo electrónico a la que debe enviarse el PDF del comprobante de reserva. Esto puede incluir contactos de clientes o viajeros.	j.doe@acme.com

Nota: Sólo debes proporcionar la dirección de correo electrónico del viajero o la dirección de correo electrónico de la empresa del viajero en el campo email. El correo electrónico proporcionado nunca debe ser el tuyo propio ni el de un contacto de tu organización.

Facturas

Los socios rápidos pueden utilizar el objeto invoicing de la API de Reservas para informar a los proveedores de la necesidad de una factura. Opcionalmente, los socios también pueden incluir detalles del cliente corporativo que se añadirán a la factura, además del nombre del viajero.

Esto es preferible a enviar la información en un PDF por correo electrónico o fax, o sobrecargando los campos de instrucciones del viajero o de solicitud especial.

Es importante tener en cuenta que pasar los campos de solicitud de factura con IVA no provocará una notificación al alojamiento. Más bien, estos campos se transmiten a los alojamientos a través de la extranet Partner Central y las API de conectividad que utilizan para consumir las reservas de Expedia Group.

Pasar estos campos tiene la ventaja de:

Informar a los alojamientos con antelación de la necesidad de una factura con IVA
Dándoles la oportunidad de generar la factura para el viajero

Sin embargo, tramitar la solicitud de factura y ponerla a disposición del viajero sigue siendo responsabilidad del alojamiento en las reservas Property Collect y Updated Expedia Collect.

Nota

Para pasar una solicitud de factura a un proveedor, hay que pasar el booleano consent_to_share. Si no se facilita consent_to_share, la información no se compartirá con los proveedores.

Ejemplo de fragmento de solicitud de la API de Reservas con objeto de facturación

{
  ...
  "invoicing": {
    "consent_to_share": true,
    "company_name": "alphaDemandPartner",
    "company_address": {
      "line_1": "555 1st St",
      "line_2": "10th Floor",
      "line_3": "Unit 12",
      "city": "Seattle",
      "state_province_code": "WA",
      "postal_code": "98121",
      "country_code": "US"
    },
    "email": "chucktesta@mydomain.com",
    "vat_number": "1234567890"
  }
}

Solicitud de recibos de reserva y facturación empresarial en Expedia Actualizado Recoger reservas

Los socios que tengan habilitados tanto los recibos de reserva como la facturación de empresa pueden utilizar ambas funciones en las reservas.

Si el socio proporciona consent_to_share para una reserva Actualizada Expedia Recoge:

Rapid pasará la solicitud de factura al proveedor para que emita una factura en check-out, y
El socio también podrá recuperar el recibo de la reserva.

Si el socio no facilita consent_to_share, no se enviará ninguna información al proveedor, pero el socio podrá seguir obteniendo el recibo de la reserva.