Faturas e comprovantes de reserva

Visão geral

Existem muitas situações em que você, seus clientes corporativos ou o viajante precisam ter acesso a recibos ou faturas de reservas de hospedagem:

• Viajantes a negócios podem precisar de comprovante de pagamento para solicitar reembolso de despesas de viagem ao empregador.
• Seus clientes podem precisar de documentos para ajudar a conciliar os gastos com viagens ou para fins de relatórios internos.
• Você pode precisar de documentação para relatórios financeiros, compartilhamento com contas corporativas, geração de faturas bill-back ou conciliação de lançamentos.
• Viajantes a lazer podem querer um recibo para fins de gestão financeira pessoal ou para comprovar despesas.
• Pode haver obrigações fiscais ou legais a serem cumpridas.

As faturas são documentos formais legalmente válidos, geralmente emitidos por um vendedor tax-registered no momento da reserva de hospedagem check-out. Oferecemos faturas separadas para fins de relatórios financeiros e conformidade fiscal. Os recibos de reserva são comprovativos de pagamento que podem ser emitidos a qualquer momento post-payment.

A entidade responsável por fornecer ao viajante o recibo ou a nota fiscal da reserva de hospedagem dependerá da forma de pagamento.

Como identificar as propriedades atualizadas de Expedia na coleta de dados

A propriedade Expedia Collect atualizada é representada como um subconjunto das propriedades Expedia Collect no conteúdo Rapid. Se um parceiro quiser identificar uma coleta atualizada de Expedia propriedade, tanto expedia_collect quanto updated_expedia_collect devem ser true.

Exemplo de objeto de modelo de negócios

{
  ...
    "business_model": {
      "expedia_collect": true,
      "property_collect": false,
      "updated_expedia_collect": true
    }
}

Recibos de reserva

O recurso Rapid API Recibo de Reserva permite obter uma representação em PDF da resposta da API de Itinerário para reservas Expedia Collect e Expedia Collect atualizadas. Em seguida, você pode integrar esses recibos aos seus fluxos de trabalho.

Por exemplo, você pode optar por:

• Envie os recibos por e-mail aos clientes ou viajantes.
• Armazene e exponha o documento nas páginas de geranciamento de viagens.
• Disponibilize o PDF para seus agentes de suporte e equipes comerciais.

Por padrão, um recibo de reserva da Rapid API inclui:

• Propriedade informações incluindo nome, endereço, tipo de tarifa e tipo de quarto
• Detalhes do viajante
• Datas da estadia
• Uma discriminação do custo total da reserva, incluindo a tarifa por noite e quaisquer impostos ou taxas adicionais.
• Estado atual da reserva (reservada, alterada ou cancelada)

Os comprovantes de reserva estão disponíveis para reservas no multi-room. Cada quarto associado à reserva será representado em uma página separada do documento.

Habilitando recibos de reserva Rapid API

Quer habilitar os recibos de reserva da Rapid API? Entre em contato com seu representante do Expedia Group.

Configurando seus recibos de reserva

Você tem alguma flexibilidade na configuração do recibo de reserva.

Você pode:

• Escolha entre usar a versão padrão do documento com a marca Expedia ou a versão sem marca durante o processo de integração do seu recibo de reserva.
• Substitua essa configuração padrão da marca ajustando os parâmetros da solicitação da API Retrieve.
• Escolha quais dados do cliente devem ser incluídos no recibo, incluindo o nome e/ou endereço da empresa, incluindo essas informações na solicitação da API Retrieve.
• Inclua o endereço de e-mail do destinatário no momento da reserva usando a API Rapid Book.

Os recibos de reserva serão gerados e enviados automaticamente ao destinatário no momento da reserva, alteração ou cancelamento.

Recuperando comprovantes de reserva Rapid API

Você pode acessar o recibo da reserva por meio de um link no campo non_vat_expedia_invoice itinerary-level da resposta da API Rapid Itinerary.

Exemplo de resposta da API de itinerário

{
  "itinerary_id": "8999989898988",
  "property_id": "8150374",
  "links": { "cancel": { ... },
  "non_vat_expedia_invoice": {
    "method": "GET",
    "href":
"/v3/itineraries/8999989898988/invoice?token=MY5S3j36cOcLfLBZjPYQ1abhfc8CqmjmFVzkk7euvWaunE57LLeDgaxm516m"
    }
  },
    ...
}

Você também pode optar por enviar o documento por e-mail para um contato específico, incluindo um endereço de e-mail no corpo da solicitação da API de reservas.

Exemplo de corpo de solicitação da API de reservas

{
  "affiliate_reference_id": "4480ABC",
  ...
  "rooms": [ ... ],
  "payments": [ ... ],
  "invoicing": {
    "company_name": "My Employer",
    "company_address": {
      "line_1": "123 Employer Ave",
      "line_2": "Suite 742",
      "city": "Seattle",
      "state_province_code": "WA",
      "postal_code": "98121",
      "country_code": "US"
    },
    "point_of_sale_display": "My Corporate Travel Site",
    "email": "example@myemployer.com"
  },
  ...
  "traveler_handling_instructions": "Please use the card provided for payment."
}

Se você precisar que o recibo da reserva seja enviado do seu próprio domínio de e-mail, recomendamos que acesse o arquivo usando o link no campo non_vat_expedia_invoice da resposta da API de Itinerário e, em seguida, utilize seus próprios sistemas internos para enviar o recibo por e-mail ao viajante ou agente.

Detalhes opcionais a incluir nos recibos de reserva do Rapid API

Você tem a opção de fornecer detalhes adicionais da empresa, do cliente ou do viajante em suas solicitações à API de reservas para modificar ainda mais o recibo da reserva. Esses são parâmetros opcionais e não são obrigatórios para a geração do recibo de reserva.

Consulte a tabela abaixo para obter mais detalhes sobre os parâmetros opcionais disponíveis.

Nota: Você deve fornecer apenas o endereço de e-mail do viajante ou o endereço de e-mail da empresa do viajante no campo email. O endereço de e-mail fornecido nunca deve ser o seu próprio ou o de um contato dentro da sua organização.

Faturas

Você pode usar o objeto invoicing em suas solicitações da API de reservas para informar os fornecedores sobre a necessidade de uma nota fiscal. Para viagens a negócios, você também pode incluir na nota fiscal os dados do empregador do viajante, além do nome do viajante. Isso é preferível ao envio de informações em PDF por e-mail ou fax, ou ao preenchimento excessivo dos campos de instruções para viajantes ou solicitações especiais.

Na maioria dos casos, o envio de faturas é da responsabilidade do propriedade. Para transações atualizadas de Expedia Collect e propriedade Collect, a solicitação de nota fiscal na chamada da API de reservas será passada para o propriedade para ser entregue.

Expedia As reservas com retirada na loja seguirão um procedimento semelhante, exceto para reservas em propriedades na Itália. Alterações recentes na regulamentação italiana especificam que a responsabilidade pelo envio de faturas passa a ser da Expedia Group a partir de janeiro de 2027.

Exemplo de trecho de solicitação da API de reservas com objeto de faturamento

{
  ...
  "invoicing": {
    "consent_to_share": true,
    "company_name": "alphaDemandPartner",
    "company_address": {
      "line_1": "555 1st St",
      "line_2": "10th Floor",
      "line_3": "Unit 12",
      "city": "Seattle",
      "state_province_code": "WA",
      "postal_code": "98121",
      "country_code": "US"
    },
    "email": "chucktesta@mydomain.com",
    "vat_number": "1234567890"
  }
}

Nota: Você deve fornecer apenas o endereço de e-mail do viajante ou o endereço de e-mail da empresa do viajante no campo email. O endereço de e-mail fornecido nunca deve ser o seu próprio ou o de um contato dentro da sua organização.

Faturas com IVA e regulamentações atualizadas na Itália

A partir de 2027, a Expedia Group dará suporte à geração, armazenamento e entrega de faturas para reservas feitas em propriedades italianas, em conformidade com as recentes alterações regulatórias.

Nota: As faturas com IVA só estão disponíveis para reservas Expedia Collect em propriedades na Itália neste momento.

Ao enviar os campos de solicitação de nota fiscal de IVA com a API de reservas, você receberá um link no campo vat_expedia_invoice da resposta da API de recuperação de itinerário. Passar um objeto de faturamento não aciona uma notificação para o propriedade para essas reservas.

Quando essa funcionalidade entrar em operação, você precisará seguir um protocolo ligeiramente diferente para acessar as faturas das reservas afetadas. Para receber o link da nota fiscal, você deve incluir os parâmetros específicos listados abaixo.

Etapa 1: Inclua os parâmetros do objeto de faturamento

Em reservas elegíveis (Expedia Coletar reservas em propriedades na Itália), você precisará incluir os seguintes parâmetros na solicitação da API de reservas, caso contrário, a nota fiscal não será gerada. As tentativas de criar uma nota fiscal sem esses detalhes resultarão em um código de erro 422 com uma resposta operation_ineligible.

• company_name
• company_address
• VAT_number
• consent_to_share(true apenas)

Recomendamos também que você inclua o parâmetro travel_purpose=businessem sua solicitação da API de Compras para sinalizar o propósito da viagem para propriedade, mas isso não é um requisito obrigatório.

Nota: Quaisquer solicitações de alteração definitiva devem incluir todos os parâmetros obrigatórios do objeto de faturamento.

Etapa 2: Chame a API de Recuperação de Itinerário

Quando a reserva for criada, chame a API Itinerary Retrieve e inspecione o objeto linksna resposta para o link vat_expedia_invoice. Este link só será incluído se a reserva for elegível para uma nota fiscal com IVA.

Um link POSTindica que você precisará enviar a solicitação de criação de nota fiscal. Sempre solicite o href (link) com nobody ou cabeçalhos adicionais. Um link GETindica que o pedido de nota fiscal já foi enviado.

Exemplo de link POST

{
  "links": {
    "vat_expedia_invoice": {
      "method": "POST",
      "href": "/v3/itineraries/9104072674080/vat-invoice?token=VVVRDFoIWVxEDAALXxMEVV0dRQdUUANeFAlMSRtXDFVAWBJaW1wWAkYdZg1QWwoHCVEFU1YDVFUBAVIScQ5TUV9FQl4LAgYEA1cDUg0BUg=="
    }
  }
}

Exemplo de link GET

{
  "links": {
    "vat_expedia_invoice": {
      "method": "GET",
      "href": "/v3/itineraries/9104072674080/vat-invoice/0af794a3-de58-42f0-892f-96c2aef2ec7c?token=VVVRDFoIWVxEDAALXxMEVV0dRQdUUANeFAlMSRtXDFVAWBJaW1wWAkYdZg1QWwoHCVEFU1YDVFUBAVIScQ5TUV9FQl4LAgYEA1cDUg0BUg=="
    }
  }
}

Passo 3: Obtenha o link da nota fiscal

Em um código de resposta 200, a resposta incluirá o link da nota fiscal em PDF. Em um código de resposta 202, você deve tratar a criação da nota fiscal como assíncrona. Nesse caso, você precisará solicitar a resposta de Recuperação do Itinerário mais tarde e usar o link GETnovamente.

Passo 4: Guarde o PDF da nota fiscal e entregue-o ao viajante.

A recuperação do PDF geralmente ocorre imediatamente, mas pode levar até 48 horas.

Exemplo de nota fiscal

Solicitação de comprovantes de reserva e faturamento corporativo em Expedia Coletar reservas

Os parceiros que têm as funcionalidades habilitadas tanto para recibos de reserva quanto para faturamento corporativo podem usar ambas as funcionalidades nas reservas.

Se o parceiro fornecer consent_to_sharepara uma reserva Expedia Collect atualizada:

• A Rapid encaminhará a solicitação de nota fiscal ao provedor para que uma nota fiscal seja emitida em check-out, e
• O parceiro também poderá recuperar o recibo da reserva.

Se o parceiro não fornecer consent_to_sharenenhuma informação será enviada ao provedor, mas o parceiro ainda poderá obter o recibo da reserva.