Recibos de reservas

Entrega a los viajeros los recibos de las reservas de prepago que se realicen a través de Rapid API.

Información general

Suele ocurrir que tú, tus clientes corporativos y los viajeros necesitéis acceder a recibos o comprobantes de pago de las reservas de alojamiento:

• Los viajeros de negocios pueden necesitar un justificante de pago para reclamar los gastos de viaje a su empresa.
• Tus clientes pueden necesitar documentos que les ayuden a conciliar los gastos de viaje o a mantener informes internos.
• Puede que necesites la documentación para informes financieros o para compartirla con cuentas corporativas, generar facturas o conciliar las reservas.
• Los viajeros de ocio pueden querer un recibo para su gestión financiera personal o para declarar los gastos.

Recibos de reservas de Rapid API

La función "Recibo de reserva" de Rapid API te permite obtener una representación en PDF de la respuesta de la API de itinerarios para que puedas integrar estos recibos en tus distintos flujos de trabajo. Por ejemplo, puedes optar por enviar los recibos por correo electrónico a clientes o viajeros, almacenar y exponer el documento en páginas de gestión de viajes o poner el PDF a disposición de tus agentes de asistencia y de los equipos comerciales.

De forma predeterminada, un recibo de reserva de Rapid API incluye lo siguiente:

• Información sobre el alojamiento, incluido el nombre, la dirección, el tipo de tarifa y el tipo de habitación
• Detalles del viajero
• Fechas de estancia
• Desglose del coste total de la reserva, incluida la tarifa por noche y cualquier impuesto o tasa adicional
• Estado actual de la reserva (reservada, modificada o cancelada)

Los recibos de reserva están disponibles para las reservas de varias habitaciones. Cada habitación asociada a la reserva aparecerá en una página diferente del documento.

Cómo configurar los recibos de reservas

También tienes cierta flexibilidad en la configuración del recibo de reserva. Podrás realizar las siguientes acciones:

• Durante el registro de la recepción de una reserva podrás elegir entre utilizar de forma predeterminada la versión del documento con marca de Expedia o la versión sin marca. Puedes anular este valor predeterminado con la marca de Expedia ajustando los parámetros de la solicitud de la API de recuperación.
• Elige qué detalles del cliente deben incluirse en el recibo, como el nombre de la empresa o la dirección, mediante la inclusión de estos datos en la solicitud de la API de recuperación.
• Incluye la dirección de correo electrónico del destinatario en el momento de la reserva utilizando la API de reserva de Rapid. Los recibos de reservas se generarán y se enviarán de manera automática al destinatario en el momento de la reserva, el cambio o la cancelación.

Cómo recuperar recibos de reservas de Rapid API

Accede al recibo de la reserva a través de uno de los enlaces a nivel de itinerario non_vat_expedia_invoice que aparecerá en la respuesta de la API de itinerario de Rapid.

Respuesta de ejemplo

{
  "itinerary_id": "8999989898988",
  "property_id": "8150374",
  "links": {
    "cancel": { ... },
    "non_vat_expedia_invoice": {
      "method": "GET",
      "href": "/v3/itineraries/8999989898988/invoice?token=MY5S3j36cOcLfLBZjPYQ1abhfc8CqmjmFVzkk7euvWaunE57LLeDgaxm516m"
    }
  },
  ...
}

También puedes elegir que el documento se envíe por correo electrónico a un contacto específico incluyendo una dirección de correo electrónico en el cuerpo de la solicitud de la API de reserva.

Ejemplo de cuerpo de la solicitud

{
  "affiliate_reference_id": "4480ABC",
  ...
  "rooms": [ ... ],
  "payments": [ ... ],
  "invoicing": {
    "company_name": "My Employer",
    "company_address": {
      "line_1": "123 Employer Ave",
      "line_2": "Suite 742",
      "city": "Seattle",
      "state_province_code": "WA",
      "postal_code": "98121",
      "country_code": "US"
    },
    "point_of_sale_display": "My Corporate Travel Site",
    "email": "example@myemployer.com"
  },
  ...
  "traveler_handling_instructions": "Please use the card provided for payment."
}

Si necesitas que el recibo de la reserva se envíe desde tu propio dominio de correo electrónico, te recomendamos que accedas al archivo utilizando el enlace del campo non_vat_expedia_invoice de la respuesta de la API de itinerario y que luego utilices tus propios sistemas internos para enviar el recibo por correo electrónico al viajero o al agente.

Detalles opcionales para incluir en los recibos de reserva de Rapid API

Tienes la opción de proporcionar detalles adicionales de la empresa, el cliente y el viajero en tus solicitudes de la API de reserva para realizar más modificaciones en el recibo de una reserva. Son parámetros opcionales y no son necesarios para la generación de los recibos de reservas. Consulta la tabla siguiente para obtener más detalles sobre los parámetros opcionales que tienes a tu disposición.

Recibo de reserva frente a documento original de facturación

La entidad responsable de proporcionar un recibo o factura por una reserva de alojamiento dependerá del colaborador, del tipo de tarifa y de qué entidad sea responsable de recaudar los fondos del huésped.

• Property Collect: el alojamiento es responsable de facilitar al viajero los recibos o facturas de impuestos cuando ellos son la entidad que cobra al huésped por la estancia y por las compras realizadas in situ durante la estancia del huésped. Expedia Group no puede proporcionar recibos de reservas o facturas en nombre de los alojamientos para las reservas Property Collect.
• Expedia Collect y Expedia Collect actualizado: como se ha indicado anteriormente, Expedia ahora puede proporcionar un recibo de reserva para las reservas de prepago que se realicen a través de Rapid API. Ten en cuenta que este documento de recibo de reserva puede servir como justificante del pago de la reserva, pero NO es una factura fiscal. Los alojamientos siguen siendo responsables de facilitar los recibos o facturas de impuestos de cualquier reserva abonada en el alojamiento, así como por las compras adicionales que se efectúen in situ durante la estancia del huésped. A continuación puedes consultar más detalles sobre la función de recibo de reserva de Rapid.

¿Te interesa activar los recibos de reservas en Rapid API? Ponte en contacto con tu representante de Expedia.