Reembolsos de tarjetas de compra

Devolver los puntos de viaje canjeados cuando los proveedores cancelen los vuelos reservados con P-cards

Cuando las aerolíneas modifican los planes de los viajeros, puedes facilitarles la devolución de los puntos de fidelidad que han acumulado y que han utilizado para una reserva con tarjeta de compra (P-card). Vas a crear un archivo y subirlo al servidor SFTP de Expedia. En términos generales, eso significa que:

Pide la información sobre el TPID, el EAPID y el SITEID a Expedia. Esta información es una parte esencial del nombre del informe para garantizar que la información sobre reembolsos se asigne correctamente.
>> Echa un vistazo a la sección «Convención de nomenclatura» para más detalles
Crea un archivo siguiendo el formato y la estructura indicados, y asígnale un nombre según las convenciones de nomenclatura.
Sube el archivo al servidor SFTP Expedia.

Si sigues las instrucciones que aparecen en esta documentación, te asegurarás de que el archivo se procese sin problemas, sin errores ni omisiones, durante el proceso automatizado.

Cómo conseguir la información

Pide a tu emisor de P-card que te facilite un archivo de datos diario que incluya los datos necesarios para el informe de reembolsos de tarjetas de compra que envías a Expedia. Normalmente, el procesador de pagos de P-card (por ejemplo, TSYS) te facilitará este informe.

Formato de los archivos

Para que podamos tramitar correctamente un expediente de devolución, debe cumplir con los siguientes requisitos:

El formato del archivo debe ser .csv para los archivos sin cifrar o .pgp para los archivos cifrados. Cuando envíes un archivo cifrado, asegúrate de que todo el archivo esté cifrado como una sola unidad mediante el cifrado PGP, en lugar de cifrar cada fila por separado.
La primera fila del archivo siempre tiene que contener los encabezados de las columnas.
Hay que incluir las 10 columnas de la tabla de abajo, en el orden en que aparecen. No se deben incluir columnas adicionales.
El contenido de cada fila debe estar separado por el carácter de barra vertical (|), no por una coma.
Después de los encabezados de las columnas, cada fila corresponde a un único registro de transacción.
Todas las columnas obligatorias deben estar presentes y contener datos válidos. Los registros en los que falten campos obligatorios se omitirán o se marcarán para que los revise un agente.

Estructura de archivos

Las compañías de transporte te darán o bien AIR_CONFIRMATION_NUMBER o bien AIR_TICKET_NUMBER, así que incluye ambos atributos para asegurarte de que se notifiquen los reembolsos.

Lo mejor es que los campos obligatorios condicionales (AIR_TICKET_NUMBER y AIRLINE_CARRIER_CODE) se incluyan en tu informe, pero si la compañía de transporte no proporciona los datos, el informe no dará error al importarse mediante Expedia.

Pedido	Nombre de la columna	Descripción	Tipo de datos	Ejemplo	¿Obligatoria?
1	AIR_TICKET_NUMBER	Número de billete de avión. Tiene que tener 10 dígitos. Si este campo no tiene ningún valor, será necesario que un agente revise los registros para emparejarlos con Expedia. Nota: Las compañías aéreas que no emiten billetes utilizarán el número de confirmación en su lugar.	Cadena	9607721439	Obligatorio (con condiciones)
2	AIRLINE_CARRIER_CODE	Compañía aérea con un nombre de 2 o 3 caracteres alfanuméricos IATA código. Si este campo no tiene ningún valor, será necesario que un agente revise los registros para emparejarlos con Expedia.	Cadena	DL (Delta) AC (Air Canada) UA (United Airlines)	Obligatorio (con condiciones)
3	TRANSACTION_AMOUNT	Número con dos decimales que indica el importe cargado en la tarjeta. Una cantidad negativa indica un reembolso. Nota: Este campo es obligatorio para las transacciones de devolución, pero no para las de abono.	Número	104,23 (a pagar) -104,23 (Reembolso)	Campo obligatorio
4	CURRENCY_CODE	Código ISO de tres letras de la moneda.	Cadena	CAD USD	Campo obligatorio
5	POST_DATE	P-card Fecha de publicación en formato mm/dd/aaaa.	Fecha	11/07/2024	Campo obligatorio
6	TRANSACTION_DATE	P-card fecha de la transacción en formato mm/dd/aaaa.	Fecha	07/07/2024	Campo obligatorio
7	TRAVELER_FIRST_NAME	Nombre del viajero al que corresponde el billete. Máximo 50 caracteres. No uses el carácter de barra vertical. Valores permitidos: letras latinas (A-Z, a-z),, letras acentuadas (como é, ü, ç), números y espacios.	Cadena	Parvathi Mary Ann	Opcional
8	TRAVELER_LAST_NAME	Apellido del viajero al que corresponde el billete. Máximo 50 caracteres. No uses el carácter de barra vertical. Valores permitidos: letras latinas (A-Z, a-z),, letras acentuadas (como é, ü, ç), números y espacios.	Cadena	Smith De La Cruz	Opcional
9	SUPPLY_INFO	Información adicional sobre el proveedor, que suele ser el nombre « Merchant ». Máximo 300 caracteres. Valores permitidos: letras latinas (A-Z, a-z),, números y espacios. No se permiten caracteres especiales (como @, ', -, #, é, ç).	Cadena	LATA DE AIRE 0111111111111 CARIBBEAN AI1062222222222 BRUSELAS IA 0823333333333	Opcional
10	AIR_CONFIRMATION_NUMBER	Número de confirmación de vuelo alfanumérico de 6 dígitos. Este campo se usa como identificador cuando no hay un número de ticket. Solo es necesario cuando viajas con una compañía aérea que no emite billetes. Valores permitidos: letras latinas (A-Z, a-z),, números. No uses: espacios ni caracteres especiales (como @, #, é, ç)	Cadena	ABCD12	Opcional (obligatorio para la tramitación sin ticket)

Archivo de ejemplo

Nombre del archivo: [PARTNERNAME]_ 5002_900188_ 900188_20241108.csv

AIR_TICKET_NUMBER|AIRLINE_CARRIER_CODE|TRANSACTION_AMOUNT|CURRENCY_CODE|POST_DATE|TRANSACTION_DATE|TRAVELER_FIRST_NAME|TRAVELER_LAST_NAME|SUPPLY_INFO|AIR_CONFIRMATION_NUMBER 
9607721439|AC|104.23|CAD|11/07/2024|11/01/2024|Sam F.|Doe|AIR CAN 0111111111111|ABCD12
5954412772|WS|-550.9|CAD|02/08/2024|02/04/2024|John|Smith|CARIBBEAN AI1062222222222|WQJGL5 
54412723|UA|-265.9|CAD|02/09/2024|02/04/2024||||

Parámetros del archivo

Antes de poder subir tu archivo de devolución, tendrás que seguir algunas normas estándar, como establecer el nombre del archivo y cifrar la información.

Convención de nomenclatura

Todos los archivos que se envíen para solicitar un reembolso deben seguir la convención de nomenclatura que se indica a continuación. Cualquier desviación respecto a este formato hará que el archivo quede excluido del procesamiento.

El nombre del archivo debe tener la siguiente estructura: [PARTNERNAME]_TPID_EAPID_SITEID_YYYYMMDD.csv, donde:

NOMBRE DEL SOCIO: El nombre de tu organización.
TPID: El identificador del producto de viaje asignado por Expedia.
EAPID: El identificador de socio afiliado a la Red de Investigación sobre la Epidemia de la Prisión de Estados Unidos ( Expedia ), asignado por Expedia.
SITEID: El identificador del punto de venta para el alojamiento asignado por Expedia.
AAAAMMDD = el año, el mes y el día en que se generó el archivo, representados por 4 dígitos para el año y 2 dígitos para el mes y el día, respectivamente.

No incluyas caracteres especiales ni espacios en el nombre del archivo. El tamaño del archivo no debe superar los 5 GB.

Cifrado

Para mayor seguridad, puedes optar por cifrar el archivo con PGP. Pide nuestra clave PGP pública a tu gestor de cuenta y:

Protege todo el archivo, no solo su contenido.
Añade la extensión .pgp (por ejemplo, PARTNERNAME_0_1_1_20250101.pgp)

Instrucciones para subir archivos

Para que el archivo se procese correctamente, debes enviarlo utilizando el nombre de host SFTP Expedia: eps-pcard-transactions-datafeed.transfer.expedia.com.

Para establecer una conexión SFTP, hemos creado cuentas SFTP para los entornos UAT y de producción. Tendrás que facilitar los siguientes datos para ambas cuentas:

Clave pública SSH (Secure Shell)
Subred IP que se va a añadir a la lista de permitidos (la conexión SFTP solo se permitirá desde esta subred permitida)

Si lo prefieres, también puedes usar la misma clave y la misma subred IP tanto para las cuentas de UAT como para las de producción.

Con cualquier herramienta de conexión SFTP, abre una nueva conexión en tu cliente SFTP. Selecciona «Protocolo seguro de transferencia de archivos» e introduce el servidor y el nombre de usuario que te haya facilitado tu gestor de cuentas de Expedia.

Los nombres de usuario de las cuentas SFTP seguirán el formato que se indica a continuación:

Prod: <partner_name>-refunds
UAT: <partner_name>-refunds-uat

Nota: Solo puedes subir archivos de reembolso una vez al día.

Pruebas

Antes de lanzar tu sitio web basado en una plantilla, te recomendamos que pruebes el proceso de carga de reembolsos.

Para la validación inicial, empieza subiendo un archivo de informe de muestra con datos ficticios a la cuenta de UAT. Comprobaremos que se haya recibido el archivo y confirmaremos que los datos se hayan procesado correctamente.

Después, compruébalo con reservas reales antes de que se lance la web. Tu gestor de cuenta de Expedia se pondrá en contacto contigo para coordinar la presentación de un informe en una fecha concreta, según las reservas de pruebas de producción realizadas durante las pruebas de aceptación del usuario.